株式会社ラフティ | Time Craft Consulting
Chapter 4 Backlogテンプレート設計
― 会話を不要にする運用構造
運用フェーズで会話や確認が増える原因は、
コミュニケーション量の多さではありません。
判断に必要な情報が、最初から揃っていないこと
これが唯一の原因です。
情報が不足した状態で起票されると、
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追加質問が発生し
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判断が後回しになり
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コメントだけが増え
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行動が止まります
本 Chapter では、
会話を前提にしない運用を成立させるためのテンプレート設計を整理します。
4-1. 会話が発生するのは「人の問題」ではない
よくある誤解として、
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説明が足りない
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書き方が悪い
-
もっと丁寧に書くべき
といった指摘があります。
しかし問題は、人ではありません。
判断に必要な項目が、構造として定義されていないこと
これが会話を生み続ける原因です。
4-2. テンプレートの役割は「判断を補助すること」
本運用におけるテンプレートの役割は、
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書く人を縛ること
-
形式を揃えること
ではありません。
判断する側が、迷わず判断できる状態を作ること
これがテンプレートの本来の役割です。
4-3. テンプレートがないと起きること
テンプレートがない場合、起票内容は人によってばらつきます。
その結果、
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影響範囲が書かれていない
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緊急度が分からない
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何を決めたいのか見えない
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誰が対応するのか不明
といった状態になります。
これでは、
会話で埋める以外に方法がありません。
4-4. 判断が完結するテンプレート構造
本運用では、
「これ以上聞くことがない状態」をゴールにテンプレートを設計します。
基本構造は、次の通りです。
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いつ／どこで／何が起きたか
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影響範囲
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原因仮説
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対応方針
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テスト方法
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担当者／期限
これらが揃っていれば、
判断はコメントを追加せずに完結します。
4-5. 【障害】テンプレートの考え方
障害対応において重要なのは、
正確さよりも 判断できる情報が揃っていること です。
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事実と推測を分ける
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原因仮説は暫定でよい
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対応方針を明示する
これにより、
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初動判断が早くなり
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役割分担が即座に決まり
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行動が止まりません
4-6. テンプレートは「会話削減装置」である
テンプレートが正しく機能すると、
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「もう少し詳しく教えてください」
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「それって、どこまで影響しますか？」
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「誰が対応しますか？」
といったコメントは不要になります。
これは冷たい運用ではありません。
判断を早めるための、優しい構造です。
4-7. テンプレートを守らせるのではなく、機能させる
テンプレートは、
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ルールだから使う
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形だけ埋める
ものではありません。
使えば楽になる設計でなければ、
必ず形骸化します。
判断が早くなり、
会話が減り、
行動が止まらない。
その体験があって初めて、
テンプレートは運用に定着します。
まとめ
会話を減らすために必要なのは、
コミュニケーションを制限することではありません。
最初から、判断に必要な情報を揃えることです。
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テンプレートで迷いをなくす
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会話を不要にする
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判断と行動を直結させる
この設計によって、
運用は自然に回り始めます。